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Information des utilisateurs sur les droits liés au Règlement Général de Protection des Données (RGPD)

Depuis le 25 mai 2018, le règlement général sur la protection des données est entré en vigueur. Psya, en tant qu’organisme de traitement souhaite vous informer des données que nous traitons, ainsi que vous faire part des droits auxquels vous avez accès dans le cadre de la norme Européenne. Notez que les informations recueillies par Psya sont uniquement celles consenties par les bénéficiaires, qui peuvent choisir d’utiliser un pseudonyme dans le cadre des activités d’accompagnement psychologique, social et aide à distance.

► Quels sont les données traitées par PSYA ?

Psya, en tant que spécialiste de la qualité de vie au travail, traite des données dites personnelles dans le cadre de la RGPD. Ces données sont recueillies avec le consentement de chaque bénéficiaire, uniquement pour la mise en œuvre d’activités prévues contractuellement. Il peut s’agir de donnée d’identification (nom, prénom, mail…), de localisation (adresse, lieu de travail…) ou encore de donnée de santé.

Comment utilisons-nous vos données ?

Les données collectées et enregistrées sont uniquement celles nécessaires au suivi de votre dossier chez Psya. Chaque activité fait l’objet d’une finalité déterminée dans une convention prévue avec chacun de nos clients. Les données vous concernant ne peuvent faire l’objet d’un traitement différent que celui prévu dans ladite convention.

Pour les dispositif d'accompagnement individuel, des dispositions spécifiques s'appliquent. Les bénéficiaires peuvent se connecter à l’espace bénéficiaire grâce à la mise à disposition d’un identifiant et d’un mot de passe commun à tous les salariés de la société cliente. En se connectant à la plateforme, aucune donnée personnelle n’est collectée par le cabinet PSYA.

  • Information sur la fonctionnalité d'appel

Un salarié qui se connecte à l’espace bénéficiaire en utilisant son téléphone portable peut contacter le Centre d’Ecoute Psychologique en cliquant sur l’onglet « J'appelle ». Le déroulement s’effectue comme un appel de téléphone à téléphone avec la numérotation du numéro vert dédié à l’entreprise cliente.

Le numéro de téléphone utilisé par le bénéficiaire sera collecté et enregistré par la plateforme de gestion d’appel PSYA, et supprimé automatiquement après un délai de 13 mois. Le numéro de téléphone ainsi collecté ne fera l‘objet d’aucun traitement.

Si un salarié se connecte par le biais d’un ordinateur, il devra utiliser l’une des applications disponibles pour réaliser l’appel (ex : Skype). Aucune donnée n’est transférée entre l’application choisie par le bénéficiaire et PSYA.

  • Information sur la fonctionnalité de chat

Pour assurer les entretiens entre les psychologues du Centre d’Ecoute Psychologique et les bénéficiaires, le cabinet utilise l’outil Livechat. Un nom, prénom ou pseudonyme est demandé au bénéficiaire pour utiliser ce canal de conversation. Aucune donnée personnelle n’est nécessaire pour l’utilisation de ce service.

Le contenu des chats est enregistré, puis supprimé automatiquement après une durée de 6 mois et est accessible uniquement par l’ensemble de l’équipe de psychologues PSYA.

  • Information sur la fonctionnalité d'email

L’espace bénéficiaire permet aux salariés d’échanger par mail avec les psychologues du Centre d’Ecoute pour le règlement de leurs problématiques. Pour ce faire, l’utilisateur adresse un courrier électronique en utilisant son adresse mail personnel. Les membres du Centre d’Ecoute Psychologique PSYA sont les seuls destinataires de ce mail, et les seuls à y avoir accès.

L’adresse mail est collectée et utilisée par les psychologues pour adresser une réponse à la problématique soulevée. Les adresses mails collectées sont enregistrées, puis anonymisées après une durée de 6 mois

  • Information sur la fonctionnalité de visio-consultation

Pour assurer les consultations par visio-conférence, le cabinet PSYA utilise l’outil Gruveo. Aucune donnée personnelle n’est nécessaire pour se connecter à l’outil.

Après un entretien téléphonique préalable, le psychologue utilise l’outil Simplybookme pour prévoir un rendez-vous visio avec le salarié. Un nom, prénom ou pseudonyme est nécessaire, ainsi que l’adresse mail du bénéficiaire. De façon optionnelle, le bénéficiaire peut également transmettre son numéro de téléphone.

L’adresse mail sert à envoyer une confirmation une fois le rendez-vous pris, ainsi que le mot de passe pour se connecter à l’outil. Elle ne peut être utilisée pour une finalité autre que celle-ci.

Le numéro de téléphone du bénéficiaire, également considéré comme donnée personnelle au sens du RGPD, sert à envoyer des rappels automatiques par SMS aux bénéficiaires quant à la date et aux horaires de rendez-vous.

Aucun enregistrement vidéo des entretiens n’est réalisé. L’ensemble des données enregistrés sur l’outil Simplybookme est accessible uniquement par l’équipe de psychologues PSYA, et est supprimé automatiquement après un délai d’un mois suivant l’entretien entre le salarié et le psychologue.

  • Information sur les données personnelles recueillies par un psychologue au cours de vos échanges :

Au cours de vos entretiens, le psychologue avec qui vous serez en contact sera susceptible de recueillir des données personnelles que vous lui transmettrez, en lien avec la problématique pour laquelle vous le solliciterez (informations familiales, données de santé…) . Les éléments communiqués au cours de votre entretien seront consignés dans un compte rendu, uniquement accessible par l’équipe de psychologues, qui permettra d’assurer le suivi de votre dossier et le traitement efficace de votre problématique.

Aucune autre utilisation de vos données ne sera effectuée par le cabinet PSYA. 

Peut-il y avoir un partage de vos données ?

Un partage des données vous concernant ne peut être effectué que si la finalité de l’activité à laquelle vous êtes sujet le prévoit. De plus, ce partage de donnée ne peut être effectué sans votre consentement recueilli expressément avant le partage. Ainsi, Psya assure une transparence quant à l’utilisation de vos données personnelles.

Combien de temps conservons-nous vos données ?

La durée de conservation de vos données personnelles dépend de la finalité de l’activité à laquelle vous êtes sujet. N’hésitez pas à contacter les services Psya si vous souhaitez connaitre la durée de conservation des données que vous nous avez transmis.

Vos Droits

Le Règlement Européen sur la Protection des Données personnelles prévoit une série de droit auxquelles les salariés utilisant les services PSYA peuvent prétendre. L’ensemble de ces droits est listé ci-dessous :

  • Droit d’accès : La personne concernée a le droit d'obtenir du responsable du traitement la confirmation que des données à caractère personnel la concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, l'accès auxdites données à caractère personnel.
  • Droit de rectification : La personne concernée a le droit d'obtenir du responsable du traitement, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel la concernant qui sont inexactes. Compte tenu des finalités du traitement, la personne concernée a le droit d'obtenir que les données à caractère personnel incomplètes soient complétées, y compris en fournissant une déclaration complémentaire.
  • Droit à l’effacement : La personne concernée a le droit d'obtenir du responsable du traitement l'effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel la concernant et le responsable du traitement a l'obligation d'effacer ces données à caractère personnel dans les meilleurs délais
  • Droit à la limitation du traitement : La personne concernée a le droit d'obtenir du responsable du traitement la limitation du traitement lorsque l'un des éléments suivants s'applique:

a) l'exactitude des données à caractère personnel est contestée par la personne concernée, pendant une durée permettant au responsable du traitement de vérifier l'exactitude des données à caractère personnel;

b) le traitement est illicite et la personne concernée s'oppose à leur effacement et exige à la place la limitation de leur utilisation;

c) le responsable du traitement n'a plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci sont encore nécessaires à la personne concernée pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice;

d) la personne concernée s'est opposée au traitement en vertu de l'article 21, paragraphe 1 du RGPD, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le responsable du traitement prévalent sur ceux de la personne concernée.

  • Droit à la portabilité des données : Les personnes concernées ont le droit de recevoir les données à caractère personnel les concernant qu'elles ont fournies à un responsable du traitement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et ont le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que le responsable du traitement auquel les données à caractère personnel ont été communiquées y fasse obstacle.
  • Droit d’opposition : La personne concernée a le droit de s'opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel la concernant

 

N’hésitez pas à contacter notre Délégué à la Protection des Données, Alexandre Duspara, à l'adresse mail suivante afin de nous faire part de vos demandes concernant le traitement de vos données : aduspara@psya.fr